Das Post Office Protocol (POP) verfügt über zwei Hauptbetriebsmodi: POP3 (Post Office Protocol Version 3) und POP2 (Post Office Protocol Version 2). POP2 war die frühere Version des Protokolls und wird heute weniger häufig verwendet. Es ruft E-Mails von einem Server auf ein Client-Gerät ab und löscht sie nach dem Herunterladen vom Server. POP3 hingegen ist weiter verbreitet und ermöglicht es Benutzern, E-Mails auf ihre Geräte herunterzuladen und optional Kopien auf dem Server zu hinterlassen. POP3 funktioniert in zwei Modi: im Löschmodus, bei dem E-Mails nach dem Herunterladen vom Server entfernt werden, und im Beibehaltungsmodus, bei dem Kopien auf dem Server aufbewahrt werden können.
Es gibt verschiedene Arten von E-Mail-Protokollen, um die E-Mail-Kommunikation und -Verwaltung zu erleichtern. Zu den weiteren bemerkenswerten E-Mail-Protokollen gehören neben POP3 und IMAP (Internet Message Access Protocol) auch SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), das die ausgehende E-Mail-Übertragung zwischen Servern abwickelt, und Exchange ActiveSync (EAS), das E-Mails, Kontakte, Kalender und Aufgaben zwischen Servern synchronisiert Server und mobile Geräte. Diese Protokolle erfüllen jeweils unterschiedliche Funktionen im E-Mail-Ökosystem und gewährleisten eine effiziente Kommunikation und Verwaltung von E-Mail-Diensten.
POP3 (Post Office Protocol Version 3) wird hauptsächlich zum Abrufen von E-Mail-Nachrichten von einem Mailserver an ein Clientgerät verwendet. Es ermöglicht Benutzern das Herunterladen von E-Mails auf ihre lokalen Geräte, normalerweise mithilfe von E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird. POP3 arbeitet standardmäßig auf Port 110 oder Port 995 für POP3S (POP3 über SSL/TLS) und bietet eine einfache Methode für den Zugriff auf E-Mails bei gleichzeitiger Verwaltung des Speicherplatzes auf dem Server durch Entfernen von Nachrichten nach dem Herunterladen.
Die Begriffe „POP“ und „POP3-Protokoll“ werden häufig synonym verwendet, beziehen sich jedoch auf dasselbe Protokoll – Post Office Protocol Version 3. Der Hauptunterschied liegt im Kontext und in der Spezifität: „POP“ kann sich im weitesten Sinne auf die Post-Familie beziehen Office-Protokollversionen (einschließlich POP2 und POP3), während „POP3-Protokoll“ speziell die dritte und am häufigsten verwendete Version des Protokolls bezeichnet. POP3 führte gegenüber seinem Vorgänger Verbesserungen ein, darunter die Unterstützung eines effizienteren Nachrichtenabrufs und Verwaltungsoptionen wie die Nachrichtenaufbewahrung auf dem Server.