Post Office Protocol (POP) ha due modalità operative principali: POP3 (Post Office Protocol versione 3) e POP2 (Post Office Protocol versione 2). POP2 era la versione precedente del protocollo e oggi è meno comunemente utilizzata. Recupera le e-mail da un server a un dispositivo client, eliminandole dal server una volta scaricate. POP3, d’altro canto, è più ampiamente adottato e consente agli utenti di scaricare le e-mail sui propri dispositivi lasciando eventualmente delle copie sul server. POP3 funziona in due modalità: modalità di eliminazione, in cui le email vengono rimosse dal server dopo il download, e modalità di conservazione, in cui le copie possono essere conservate sul server.
Esistono vari tipi di protocolli di posta per facilitare la comunicazione e la gestione della posta elettronica. Oltre a POP3 e IMAP (Internet Message Access Protocol), altri protocolli di posta degni di nota includono SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), che gestisce la trasmissione di posta elettronica in uscita tra server, ed Exchange ActiveSync (EAS), che sincronizza posta elettronica, contatti, calendari e attività tra server e dispositivi mobili. Ciascuno di questi protocolli svolge funzioni diverse nell’ecosistema della posta elettronica, garantendo una comunicazione e una gestione efficienti dei servizi di posta elettronica.
POP3 (Post Office Protocol Versione 3) viene utilizzato principalmente per recuperare messaggi di posta elettronica da un server di posta a un dispositivo client. Consente agli utenti di scaricare e-mail sui propri dispositivi locali, in genere utilizzando client di posta elettronica come Microsoft Outlook o Mozilla Thunderbird. POP3 funziona sulla porta 110 per impostazione predefinita o sulla porta 995 per POP3S (POP3 su SSL/TLS), fornendo un metodo semplice per accedere alle e-mail gestendo allo stesso tempo lo spazio di archiviazione sul server rimuovendo i messaggi una volta scaricati.
I termini “POP” e “protocollo POP3” sono spesso usati in modo intercambiabile, ma si riferiscono allo stesso protocollo: Post Office Protocol versione 3. La differenza fondamentale risiede nel contesto e nella specificità: “POP” può riferirsi in generale alla famiglia dei protocolli Post Versioni del protocollo Office (inclusi POP2 e POP3), mentre il “protocollo POP3” denota specificamente la terza versione del protocollo, quella più comunemente utilizzata. POP3 ha introdotto miglioramenti rispetto al suo predecessore, incluso il supporto per opzioni di recupero e gestione dei messaggi più efficienti come la conservazione dei messaggi sul server.