Postane Protokolü’nün (POP) iki ana çalışma modu vardır: POP3 (Postane Protokolü sürüm 3) ve POP2 (Postane Protokolü sürüm 2). POP2, protokolün önceki versiyonuydu ve günümüzde daha az kullanılıyor. E-postaları bir sunucudan bir istemci cihazına alır ve indirildikten sonra bunları sunucudan siler. Öte yandan POP3 daha yaygın olarak benimseniyor ve kullanıcıların isteğe bağlı olarak kopyalarını sunucuda bırakırken e-postaları cihazlarına indirmelerine olanak tanıyor. POP3 iki modda çalışır: indirme sonrasında e-postaların sunucudan kaldırıldığı silme modu ve kopyaların sunucuda tutulabileceği saklama modu.
E-posta iletişimini ve yönetimini kolaylaştırmak için çeşitli türde posta protokolleri mevcuttur. POP3 ve IMAP’nin (İnternet Mesaj Erişim Protokolü) yanı sıra, diğer önemli posta protokolleri arasında sunucular arasında giden e-posta iletimini yöneten SMTP (Basit Posta Aktarım Protokolü) ve sunucular arasında e-postayı, kişileri, takvimleri ve görevleri senkronize eden Exchange ActiveSync (EAS) yer alır. sunucular ve mobil cihazlar. Bu protokollerin her biri, e-posta ekosisteminde farklı işlevlere hizmet ederek, e-posta hizmetlerinin verimli iletişimini ve yönetimini sağlar.
POP3 (Postane Protokolü Sürüm 3), öncelikle e-posta mesajlarını bir posta sunucusundan bir istemci cihazına almak için kullanılır. Kullanıcıların genellikle Microsoft Outlook veya Mozilla Thunderbird gibi e-posta istemcilerini kullanarak e-postaları yerel cihazlarına indirmelerine olanak tanır. POP3 varsayılan olarak 110 numaralı bağlantı noktasında veya POP3S için 995 numaralı bağlantı noktasında (SSL/TLS üzerinden POP3) çalışır ve indirildikten sonra mesajları kaldırarak sunucudaki depolama alanını yönetirken e-postalara erişmek için basit bir yöntem sağlar.
“POP” ve “POP3 protokolü” terimleri sıklıkla birbirinin yerine kullanılır, ancak aynı protokole (Postane Protokolü sürüm 3) atıfta bulunurlar. Temel fark, bağlamda ve özgüllükte yatmaktadır: “POP”, genel olarak Posta ailesine atıfta bulunabilir. Office Protokolü sürümleri (POP2 ve POP3 dahil), “POP3 protokolü” ise özellikle protokolün üçüncü ve en yaygın kullanılan sürümünü belirtir. POP3, daha verimli mesaj alımı desteği ve sunucuda mesaj saklama gibi yönetim seçenekleri de dahil olmak üzere önceki modele göre iyileştirmeler getirdi.