Protokół pocztowy (POP) ma dwa główne tryby działania: POP3 (protokół pocztowy w wersji 3) i POP2 (protokół pocztowy w wersji 2). POP2 był wcześniejszą wersją protokołu i obecnie jest rzadziej używany. Pobiera wiadomości e-mail z serwera na urządzenie klienckie, a po pobraniu usuwa je z serwera. Z drugiej strony protokół POP3 jest szerzej stosowany i pozwala użytkownikom pobierać wiadomości e-mail na swoje urządzenia, opcjonalnie pozostawiając ich kopie na serwerze. POP3 działa w dwóch trybach: tryb usuwania, w którym wiadomości e-mail są usuwane z serwera po pobraniu, oraz tryb przechowywania, w którym kopie mogą być przechowywane na serwerze.
Istnieją różne typy protokołów pocztowych, które ułatwiają komunikację e-mailową i zarządzanie. Oprócz POP3 i IMAP (Internet Message Access Protocol) inne godne uwagi protokoły pocztowe obejmują SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), który obsługuje transmisję wychodzącej poczty e-mail między serwerami, oraz Exchange ActiveSync (EAS), który synchronizuje pocztę e-mail, kontakty, kalendarze i zadania między serwerami serwerów i urządzeń mobilnych. Każdy z tych protokołów pełni różne funkcje w ekosystemie poczty elektronicznej, zapewniając wydajną komunikację i zarządzanie usługami e-mail.
POP3 (Post Office Protocol Version 3) służy głównie do pobierania wiadomości e-mail z serwera pocztowego na urządzenie klienckie. Umożliwia użytkownikom pobieranie wiadomości e-mail na urządzenia lokalne, zwykle za pomocą klientów poczty e-mail, takich jak Microsoft Outlook lub Mozilla Thunderbird. POP3 domyślnie działa na porcie 110 lub porcie 995 w przypadku protokołu POP3S (POP3 przez SSL/TLS), zapewniając prostą metodę dostępu do wiadomości e-mail przy jednoczesnym zarządzaniu przestrzenią dyskową na serwerze poprzez usuwanie wiadomości po pobraniu.
Terminy „POP” i „protokół POP3” są często używane zamiennie, ale odnoszą się do tego samego protokołu — protokołu Post Office Protocol w wersji 3. Kluczowa różnica polega na kontekście i specyfice: „POP” może odnosić się szeroko do rodziny protokołów Post Wersje protokołu Office (w tym POP2 i POP3), podczas gdy „protokół POP3” konkretnie oznacza trzecią i najczęściej używaną wersję protokołu. POP3 wprowadził ulepszenia w stosunku do swojego poprzednika, w tym obsługę bardziej wydajnego wyszukiwania wiadomości i opcji zarządzania, takich jak przechowywanie wiadomości na serwerze.