IMAP’nin (İnternet Mesaj Erişim Protokolü) bir avantajı, kullanıcıların e-postalarına birden fazla cihazdan erişmesine ve yönetmesine olanak sağlamasıdır. E-postalar sunucuda depolanarak farklı cihazlar arasında senkronizasyon sağlanır ve bir cihazda yapılan değişikliklerin (e-postaların okunması, silinmesi veya düzenlenmesi gibi) diğer tüm cihazlara yansıtılması sağlanır.
IMAP’ın amacı, e-posta iletilerine doğrudan posta sunucusu üzerinden erişmek ve bunları yönetmek için bir protokol sağlamaktır. Kullanıcıların e-postalarını yerel cihazlarına indirmelerine gerek kalmadan görüntülemelerine ve düzenlemelerine olanak tanıyarak, e-posta verilerinin tutarlı kalmasını ve internet bağlantısı olan her yerden erişilebilir olmasını sağlar.
Exchange’in IMAP’e göre avantajları arasında gelişmiş işbirliği özellikleri, entegre takvim ve kişi yönetimi ve mobil cihazlar ve anında bildirimler için daha iyi destek yer alır. Exchange, iş ortamları için paylaşılan posta kutuları, ortak klasörler ve gelişmiş güvenlik özellikleri de dahil olmak üzere daha kapsamlı bir araç paketi sağlar. Ayrıca Microsoft Office uygulamaları ve diğer kurumsal yazılımlarla daha iyi entegrasyon sunar.
POP3’ün (Postane Protokolü sürüm 3) avantajı, e-postaların sunucudan yerel bir cihaza indirilmesindeki basitliği ve verimliliğidir. İndirildikten sonra e-postalara internet bağlantısı gerekmeden çevrimdışı olarak erişilebilir. POP3, e-postalarını tek bir cihazda yönetmeyi tercih eden ve sunucu depolama alanı sınırlı olan kullanıcılar için çok uygundur; çünkü e-postaların indirildikten sonra sunucudan silinmesine olanak tanır ve sunucu alanında yer açar.