Celem protokołu e-mail jest określenie zasad i procedur wysyłania i odbierania wiadomości e-mail w sieci. Protokoły poczty elektronicznej zapewniają, że wiadomości e-mail są prawidłowo formatowane, kierowane, dostarczane i dostępne dla użytkowników. Ułatwiają komunikację pomiędzy klientami pocztowymi (takimi jak Outlook, Gmail, Thunderbird) a serwerami pocztowymi, umożliwiając bezproblemową transmisję wiadomości pomiędzy różnymi platformami i sieciami. Kluczowe protokoły poczty elektronicznej obejmują SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) do wysyłania wiadomości e-mail, POP3 (Post Office Protocol wersja 3) i IMAP (Internet Message Access Protocol) do odbierania wiadomości e-mail oraz protokoły takie jak MIME (Multipose Internet Mail Extensions) do obsługi treści multimedialnych w e-maile.
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) służy konkretnemu celowi przesyłania wiadomości e-mail pomiędzy serwerami poczty e-mail i pomiędzy sieciami. Odpowiada za kierowanie wiadomości e-mail z klienta poczty e-mail lub serwera nadawcy do serwera poczty e-mail odbiorcy. SMTP działa na porcie 25 protokołu TCP (Transmission Control Protocol) w celu standardowej komunikacji i zapewnia niezawodne dostarczanie wiadomości poprzez przestrzeganie predefiniowanych reguł komunikacji, obsługi błędów i formatu wiadomości. SMTP ma kluczowe znaczenie dla skutecznego funkcjonowania komunikacji e-mailowej, wspierając wymianę wiadomości pomiędzy użytkownikami na całym świecie oraz pomiędzy różnymi platformami pocztowymi i domenami.
Istnieją dwa główne protokoły poczty elektronicznej powszechnie stosowane w nowoczesnych systemach poczty elektronicznej:
- POP3 (Post Office Protocol wersja 3): POP3 to protokół pobierania wiadomości e-mail używany przez klientów poczty e-mail do pobierania wiadomości e-mail ze zdalnego serwera na urządzenie lokalne. Działa na porcie TCP 110 dla połączeń nieszyfrowanych i porcie 995 dla połączeń szyfrowanych (POP3S). POP3 umożliwia użytkownikom dostęp do wiadomości e-mail i zarządzanie nimi w trybie offline, pobierając je na swoje urządzenia. Zwykle usuwa wiadomości e-mail z serwera po pobraniu, chyba że skonfigurowano inaczej.
- IMAP (Internet Message Access Protocol): IMAP to kolejny protokół wyszukiwania wiadomości e-mail, który umożliwia użytkownikom dostęp do wiadomości e-mail przechowywanych na zdalnym serwerze i zarządzanie nimi z wielu urządzeń. W przeciwieństwie do protokołu POP3, protokół IMAP przechowuje wiadomości e-mail na serwerze i synchronizuje zmiany (takie jak stan przeczytania/nieprzeczytania i organizacja folderów) na wszystkich urządzeniach podłączonych do tego samego konta IMAP. IMAP działa na porcie TCP 143 dla połączeń nieszyfrowanych i porcie 993 dla połączeń szyfrowanych (IMAPS), oferując elastyczność i spójność w zarządzaniu pocztą e-mail na różnych platformach i lokalizacjach.
Te dwa protokoły, POP3 i IMAP, zaspokajają różne potrzeby i preferencje użytkowników dotyczące zarządzania pocztą e-mail, zapewniając opcje dostępu i obsługi wiadomości e-mail w oparciu o wymagania dotyczące łączności, przechowywania i synchronizacji.