Post Office Protocol (POP) heeft twee hoofdwerkingsmodi: POP3 (Post Office Protocol versie 3) en POP2 (Post Office Protocol versie 2). POP2 was de eerdere versie van het protocol en wordt tegenwoordig minder vaak gebruikt. Het haalt e-mails op van een server naar een clientapparaat en verwijdert ze van de server zodra ze zijn gedownload. POP3 daarentegen wordt op grotere schaal toegepast en stelt gebruikers in staat e-mails naar hun apparaten te downloaden en eventueel kopieën op de server achter te laten. POP3 werkt in twee modi: de verwijdermodus, waarbij e-mails na het downloaden van de server worden verwijderd, en de bewaarmodus, waarbij kopieën op de server kunnen worden bewaard.
Er bestaan verschillende soorten mailprotocollen om de communicatie en het beheer van e-mail te vergemakkelijken. Naast POP3 en IMAP (Internet Message Access Protocol) zijn andere opmerkelijke e-mailprotocollen onder meer SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), dat de uitgaande e-mailoverdracht tussen servers afhandelt, en Exchange ActiveSync (EAS), dat e-mail, contacten, agenda’s en taken synchroniseert tussen servers. servers en mobiele apparaten. Deze protocollen vervullen elk verschillende functies in het e-mailecosysteem en zorgen voor efficiënte communicatie en beheer van e-maildiensten.
POP3 (Post Office Protocol Versie 3) wordt voornamelijk gebruikt voor het ophalen van e-mailberichten van een mailserver naar een clientapparaat. Hiermee kunnen gebruikers e-mails downloaden naar hun lokale apparaten, meestal met behulp van e-mailclients zoals Microsoft Outlook of Mozilla Thunderbird. POP3 werkt standaard op poort 110, of poort 995 voor POP3S (POP3 via SSL/TLS), wat een eenvoudige methode biedt voor toegang tot e-mails en tegelijkertijd de opslagruimte op de server beheert door berichten te verwijderen nadat ze zijn gedownload.
De termen “POP” en “POP3-protocol” worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze verwijzen naar hetzelfde protocol: Post Office Protocol versie 3. Het belangrijkste verschil ligt in de context en specificiteit: “POP” kan in grote lijnen verwijzen naar de familie van Post Office Protocol-versies (inclusief POP2 en POP3), terwijl “POP3-protocol” specifiek de derde en meest gebruikte versie van het protocol aangeeft. POP3 introduceerde verbeteringen ten opzichte van zijn voorganger, waaronder ondersteuning voor het efficiënter ophalen van berichten en beheeropties zoals het bewaren van berichten op de server.