POP3 (Post Office Protocol versie 3) zorgt ervoor dat e-mailclients e-mails van een externe mailserver kunnen ophalen naar een lokaal apparaat. Hier volgt een stapsgewijs overzicht van hoe POP3 doorgaans werkt:
- Verbinding tot stand brengen: De e-mailclient (bijvoorbeeld Outlook, Thunderbird) initieert een verbinding met de POP3-server die draait op poort 110 (of poort 995 voor SSL/TLS-gecodeerde verbindingen).
- Authenticatie: De client verstrekt inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) om zichzelf te authenticeren bij de POP3-server.
- Mailboxtoegang: Na succesvolle authenticatie haalt de client een lijst met beschikbare e-mails (berichten) op die zijn opgeslagen in de mailbox van de gebruiker op de server.
- Email Download: De client downloadt geselecteerde e-mails van de server naar het lokale apparaat. Standaard downloadt POP3 doorgaans de volledige e-mail, inclusief bijlagen.
- Bericht verwijderen: Afhankelijk van de clientinstellingen kan POP3 berichten van de server verwijderen nadat ze naar het lokale apparaat zijn gedownload. Dit gedrag kan worden geconfigureerd om berichten onmiddellijk te verwijderen of op de server te bewaren totdat ze expliciet door de gebruiker worden verwijderd.
- Sessiebeëindiging: Zodra e-mails zijn gedownload, kan de client optioneel de sessie met de POP3-server beëindigen.
Het POP3-protocol wordt gebruikt voor het ophalen van e-mails van een externe mailserver naar een lokaal clientapparaat. Het werkt op de applicatielaag van de TCP/IP-stack en maakt gebruik van een client-server-architectuur. Met POP3 hebben gebruikers offline toegang tot hun e-mails zodra ze zijn gedownload naar het lokale apparaat, in tegenstelling tot IMAP, waarbij e-mails doorgaans centraal op de server worden opgeslagen.
Hoewel POP3 in het verleden veel werd gebruikt voor toegang tot e-mails, is de populariteit ervan afgenomen ten gunste van IMAP (Internet Message Access Protocol) vanwege de mogelijkheid van IMAP om e-mails op meerdere apparaten te synchroniseren. POP3 wordt echter in sommige scenario’s nog steeds gebruikt, vooral door gebruikers die er de voorkeur aan geven e-mails lokaal op te slaan en te beheren zonder afhankelijk te zijn van serveropslag. Sommige e-mailserviceproviders en -clients bieden nog steeds ondersteuning voor POP3 naast IMAP en andere protocollen.
POP3 haalt voornamelijk e-mails op van een server naar een clientapparaat. Het verzendt geen e-mails rechtstreeks. Voor het verzenden van e-mails gebruiken clients doorgaans SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) om te communiceren met een SMTP-server, die de e-mail vervolgens doorstuurt naar de e-mailserver van de ontvanger voor bezorging.
POP-e-mail werkt doordat gebruikers e-mails van een externe mailserver naar hun lokale apparaat kunnen downloaden met behulp van het POP3-protocol. Eenmaal gedownload, worden e-mails lokaal opgeslagen op het apparaat van de gebruiker, waardoor offline toegang en beheer mogelijk is. POP-e-mailclients maken periodiek verbinding met de POP3-server om te controleren op nieuwe e-mails en deze te downloaden volgens de gebruikersinstellingen. Deze methode staat in contrast met IMAP, waarbij e-mails centraal op de server worden opgeslagen en over meerdere apparaten worden gesynchroniseerd, waardoor flexibiliteit en realtime toegang tot e-mails wordt geboden vanaf elk apparaat dat met internet is verbonden.