Met Extern bureaublad kunnen gebruikers vanaf een externe locatie toegang krijgen tot een computer of apparaat en deze beheren via een netwerkverbinding. Om het bureaublad met afstandsbediening te starten, moet op zowel de lokale als de externe machines compatibele software zijn geïnstalleerd, zoals Microsoft Remote Desktop, TeamViewer of VNC (Virtual Network Computing). Het proces omvat doorgaans het installeren van de externe desktopsoftware op beide machines, het configureren van beveiligingsinstellingen zoals authenticatie en codering, en het tot stand brengen van een netwerkverbinding daartussen. Eenmaal aangesloten kan de gebruiker de externe desktopinterface bekijken, communiceren met applicaties, bestanden overbrengen en taken uitvoeren alsof hij fysiek aanwezig is op de externe machine. Deze mogelijkheid is handig voor het op afstand oplossen van problemen, het op afstand benaderen van bestanden of het beheren van servers zonder dat u fysiek ter plaatse hoeft te zijn.
Een externe desktopservice werkt door desktopomgevingen of applicaties te hosten op een externe server die toegankelijk is via internet of een particulier netwerk. Gebruikers maken verbinding met deze externe desktopservice via clientsoftware die op hun lokale apparaten is geïnstalleerd. De service levert een grafische gebruikersinterface (GUI) van de externe desktopomgeving op het apparaat van de gebruiker, waardoor deze kan communiceren met applicaties en gegevens die op de externe server worden gehost. Remote desktop-services worden vaak gebruikt in bedrijven om werknemers overal veilige toegang te bieden tot gecentraliseerde applicaties en bronnen, waardoor de productiviteit wordt verhoogd en flexibiliteit bij werken op afstand mogelijk wordt gemaakt. Deze services maken doorgaans gebruik van protocollen zoals RDP (Remote Desktop Protocol) of eigen oplossingen om externe desktopverbindingen efficiënt te beheren en optimaliseren.
Het Remote Desktop Protocol (RDP) is een eigen protocol ontwikkeld door Microsoft voor het mogelijk maken van externe bureaubladverbindingen tussen computers met Windows-besturingssystemen. RDP werkt door het verzenden van grafische gebruikersinterfacegegevens (GUI), toetsenbordinvoer en muisbewegingen via een netwerkverbinding tussen een clientapparaat (lokale machine) en een externe desktopserver (externe machine). Het clientapparaat maakt gebruik van RDP-clientsoftware, zoals Microsoft Remote Desktop of toepassingen van derden, om een verbinding met de externe desktopserver tot stand te brengen. Eenmaal verbonden, geeft het clientapparaat de externe desktopomgeving weer, waardoor de gebruiker kan communiceren met applicaties, bestanden en bronnen alsof hij rechtstreeks de externe machine gebruikt. RDP ondersteunt functies zoals sessie-encryptie, printer- en klembordomleiding en ondersteuning voor meerdere monitoren, waardoor veilige en efficiënte externe desktoptoegang in verschillende netwerkomgevingen wordt gegarandeerd.
Om uw computer te bedienen met behulp van extern bureaublad, moet u doorgaans toegang tot extern bureaublad inschakelen op de computer die u wilt bedienen. Dit omvat het configureren van instellingen voor extern bureaublad in het besturingssysteem, zoals Windows Remote Desktop in Windows OS of het inschakelen van scherm delen op macOS. Zodra externe bureaubladtoegang is ingeschakeld, moet u het IP-adres of de hostnaam van de computer bepalen en een externe bureaubladverbinding tot stand brengen met behulp van clientsoftware die compatibel is met het besturingssysteem van de computer. Op Windows zou u bijvoorbeeld de Microsoft Remote Desktop-client gebruiken, terwijl u op macOS of Linux toepassingen zoals VNC Viewer of TeamViewer zou kunnen gebruiken. Nadat u verbinding heeft gemaakt, authenticeert u uzelf en krijgt u op afstand toegang tot de desktopinterface van de computer. U kunt vervolgens vanaf uw lokale apparaat taken uitvoeren, toepassingen uitvoeren, bestanden overbrengen en instellingen op de externe computer beheren, waardoor u flexibiliteit en gemak krijgt voor werken op afstand, technische ondersteuning of het op afstand openen van persoonlijke bestanden.