Het doel van het e-mailprotocol is het definiëren van de regels en procedures voor het verzenden en ontvangen van e-mailberichten via een netwerk. E-mailprotocollen zorgen ervoor dat e-mails op de juiste manier worden opgemaakt, gerouteerd, afgeleverd en toegankelijk zijn voor gebruikers. Ze vergemakkelijken de communicatie tussen e-mailclients (zoals Outlook, Gmail, Thunderbird) en e-mailservers, waardoor een naadloze overdracht van berichten over verschillende platforms en netwerken mogelijk wordt. Belangrijke e-mailprotocollen zijn onder meer SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) voor het verzenden van e-mails, POP3 (Post Office Protocol versie 3) en IMAP (Internet Message Access Protocol) voor het ontvangen van e-mails, en protocollen zoals MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) voor het verwerken van multimedia-inhoud binnen e-mails.
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) dient het specifieke doel van het verzenden van e-mailberichten tussen e-mailservers en over netwerken. Het is verantwoordelijk voor het routeren van e-mails van de e-mailclient of -server van de afzender naar de e-mailserver van de ontvanger. SMTP werkt op TCP-poort 25 (Transmission Control Protocol) voor standaardcommunicatie en zorgt voor een betrouwbare bezorging van berichten door zich te houden aan vooraf gedefinieerde regels voor communicatie, foutafhandeling en berichtformaat. SMTP is cruciaal voor het effectief functioneren van e-mailcommunicatie en ondersteunt de uitwisseling van berichten tussen gebruikers over de hele wereld en tussen verschillende e-mailplatforms en domeinen.
Er zijn twee primaire e-mailprotocollen die vaak worden gebruikt in moderne e-mailsystemen:
- POP3 (Post Office Protocol versie 3): POP3 is een protocol voor het ophalen van e-mail dat door e-mailclients wordt gebruikt om e-mails van een externe server naar een lokaal apparaat te downloaden. Het werkt op TCP-poort 110 voor niet-gecodeerde verbindingen en poort 995 voor gecodeerde verbindingen (POP3S). Met POP3 kunnen gebruikers hun e-mails offline openen en beheren door deze naar hun apparaten te downloaden. Het verwijdert doorgaans e-mails van de server na het downloaden, tenzij anders geconfigureerd.
- IMAP (Internet Message Access Protocol): IMAP is een ander protocol voor het ophalen van e-mail waarmee gebruikers vanaf meerdere apparaten toegang kunnen krijgen tot e-mails die op een externe server zijn opgeslagen en deze kunnen beheren. In tegenstelling tot POP3 slaat IMAP e-mails op de server op en synchroniseert wijzigingen (zoals de status gelezen/ongelezen en maporganisatie) op alle apparaten die met hetzelfde IMAP-account zijn verbonden. IMAP werkt op TCP-poort 143 voor niet-gecodeerde verbindingen en poort 993 voor gecodeerde verbindingen (IMAPS) en biedt flexibiliteit en consistentie in e-mailbeheer op verschillende platforms en locaties.
Deze twee protocollen, POP3 en IMAP, komen tegemoet aan verschillende gebruikersbehoeften en voorkeuren met betrekking tot e-mailbeheer en bieden opties voor toegang tot en verwerking van e-mails op basis van connectiviteit, opslag en synchronisatievereisten.