Een voordeel van IMAP (Internet Message Access Protocol) is dat gebruikers hun e-mail vanaf meerdere apparaten kunnen openen en beheren. E-mails worden op de server opgeslagen, waardoor synchronisatie tussen verschillende apparaten mogelijk is en ervoor wordt gezorgd dat wijzigingen die op één apparaat worden aangebracht (zoals het lezen, verwijderen of organiseren van e-mails) op alle andere apparaten worden doorgevoerd.
Het doel van IMAP is om een protocol te bieden voor de toegang tot en het beheer van e-mailberichten rechtstreeks op de mailserver. Het stelt gebruikers in staat hun e-mails te bekijken en te ordenen zonder deze naar hun lokale apparaten te downloaden, waardoor e-mailgegevens consistent en toegankelijk blijven vanaf elke locatie met een internetverbinding.
De voordelen van Exchange ten opzichte van IMAP zijn onder meer verbeterde samenwerkingsfuncties, geïntegreerd agenda- en contactbeheer en betere ondersteuning voor mobiele apparaten en pushmeldingen. Exchange biedt een uitgebreider pakket tools voor zakelijke omgevingen, waaronder gedeelde mailboxen, openbare mappen en geavanceerde beveiligingsfuncties. Het biedt ook een betere integratie met Microsoft Office-applicaties en andere bedrijfssoftware.
Het voordeel van POP3 (Post Office Protocol versie 3) is de eenvoud en efficiëntie bij het downloaden van e-mails van de server naar een lokaal apparaat. Eenmaal gedownload, zijn e-mails offline toegankelijk zonder dat een internetverbinding nodig is. POP3 is zeer geschikt voor gebruikers die hun e-mail liever op één apparaat beheren en over beperkte serveropslag beschikken, omdat e-mails na het downloaden van de server kunnen worden verwijderd, waardoor er serverruimte vrijkomt.