Das POP3-Protokoll funktioniert in zwei Modi:
- Herunterladen und löschen (Standardmodus): In diesem Modus, der als Standard-POP3 bezeichnet wird, werden E-Mails vom Server auf das Gerät des Clients (z. B. einen Computer oder ein Smartphone) heruntergeladen. Nach dem Herunterladen werden E-Mails normalerweise vom Server entfernt, sodass auf sie nur von dem Gerät aus zugegriffen werden kann, das sie heruntergeladen hat. Dieser Modus eignet sich für Benutzer, die hauptsächlich von einem einzigen Gerät aus auf ihre E-Mails zugreifen und keine Synchronisierung über mehrere Geräte hinweg benötigen.
- Herunterladen und behalten (POP3 mit „Mail auf dem Server belassen“): In diesem Modus bleiben E-Mails auf dem Server, nachdem sie auf das Gerät des Clients heruntergeladen wurden. Dadurch wird sichergestellt, dass E-Mails von mehreren Geräten oder E-Mail-Clients aus abgerufen werden können. Benutzer können ihren E-Mail-Client so konfigurieren, dass Kopien von E-Mails für einen bestimmten Zeitraum oder bis zur manuellen Löschung auf dem Server verbleiben. Dieser Modus ist von Vorteil für Benutzer, die von verschiedenen Geräten aus auf ihre E-Mails zugreifen und gleichzeitig ein konsistentes E-Mail-Archiv aufrechterhalten müssen.
POP3 (Post Office Protocol Version 3) ist ein Standardprotokoll zum Abrufen von E-Mails von einem Remote-Mailserver an einen lokalen E-Mail-Client. Es wird als Client-Server-Protokoll klassifiziert, bei dem der E-Mail-Client die Kommunikation mit dem POP3-Server initiiert, um auf die auf dem Server gespeicherten E-Mail-Nachrichten zuzugreifen und diese zu verwalten.
E-Mail-Konten, die das POP3-Protokoll verwenden, werden in der Regel danach kategorisiert, wie E-Mails verwaltet und abgerufen werden:
- Standard-POP3-Konto: Dieser Kontotyp lädt E-Mails vom Server auf das Gerät des Clients herunter und löscht sie normalerweise nach dem Herunterladen vom Server.
- POP3 mit „Mail auf dem Server belassen“: Bei diesem Kontotyp bleiben E-Mails nach dem Herunterladen auf dem Server und bieten so Flexibilität für den Zugriff auf E-Mails von mehreren Geräten oder Clients.
Der Hauptunterschied zwischen POP3 (Post Office Protocol Version 3) und IMAP (Internet Message Access Protocol) besteht darin, wie sie E-Mails auf dem Server verwalten und mit E-Mail-Clients synchronisieren:
- POP3: Wie bereits erwähnt, lädt POP3 normalerweise E-Mails vom Server auf das Gerät des Clients herunter und löscht sie standardmäßig vom Server. Es ist für den Offline-Zugriff konzipiert, bei dem E-Mails hauptsächlich auf dem Client-Gerät gespeichert und verwaltet werden.
- IMAP: IMAP hingegen ermöglicht die Speicherung und Verwaltung von E-Mails auf dem Server. Es synchronisiert E-Mail-Ordner, Status (gelesen/ungelesen) und organisatorische Änderungen über mehrere Geräte und E-Mail-Clients hinweg. IMAP eignet sich für Benutzer, die von mehreren Geräten aus auf ihre E-Mails zugreifen und Echtzeit-Synchronisierungs- und Verwaltungsfunktionen benötigen, ohne befürchten zu müssen, dass E-Mails verloren gehen, wenn ein Gerät verloren geht oder ersetzt wird.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass POP3 besser für Benutzer geeignet ist, die hauptsächlich von einem einzigen Gerät aus auf E-Mails zugreifen und E-Mails lieber lokal speichern möchten, während IMAP ideal für Benutzer ist, die Zugriff auf E-Mails von mehreren Geräten benötigen und möchten, dass E-Mails über alle Geräte hinweg synchronisiert und zentral gespeichert werden auf dem Server.