Met IMAP (Internet Message Access Protocol) kunnen klanten hun e-mail op een mailserver openen en beheren. In tegenstelling tot POP3, dat berichten naar een lokaal apparaat downloadt, bewaart IMAP e-mails op de server, waardoor gebruikers hun e-mails vanaf meerdere apparaten kunnen bekijken en beheren. IMAP ondersteunt het complexe opvragen en organiseren van berichten, waardoor het geschikt is voor gebruikers die toegang nodig hebben tot hun e-mail vanaf verschillende locaties en apparaten.
IMAP werkt door een verbinding tussen de e-mailclient en de server in stand te houden. Wanneer een gebruiker zijn e-mail controleert, maakt de client verbinding met de server en vraagt de headers van de berichten op. De server antwoordt met de gevraagde headers en de client geeft deze aan de gebruiker weer. Als de gebruiker ervoor kiest een bericht te lezen, vraagt de client het volledige bericht op, dat vervolgens door de server wordt verzonden. Dit proces maakt efficiënt gebruik van bandbreedte en opslag mogelijk, omdat alleen de noodzakelijke delen van de e-mails worden gedownload.
IMAP-authenticatie maakt doorgaans gebruik van de combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord die door de gebruiker is opgegeven. Wanneer de client verbinding maakt met de server, verzendt deze deze inloggegevens, die de server verifieert aan de hand van zijn database. Als de inloggegevens overeenkomen, verleent de server toegang. IMAP ondersteunt ook veiligere authenticatiemethoden, zoals OAuth, waarbij gebruik wordt gemaakt van tokens in plaats van wachtwoorden, waardoor een extra beveiligingslaag wordt geboden door het risico op diefstal van inloggegevens te verminderen.
IMAP-synchronisatie zorgt ervoor dat eventuele wijzigingen in de e-mailclient worden doorgevoerd op de server en omgekeerd. Wanneer een gebruiker een e-mail verwijdert, verplaatst of als gelezen markeert, stuurt de client deze wijzigingen naar de server. De server werkt zijn records bij en stuurt een bevestiging terug naar de client. Dit synchronisatieproces zorgt voor consistentie op alle apparaten die toegang hebben tot hetzelfde e-mailaccount, zodat de gebruiker dezelfde e-mailstatus ziet, ongeacht het apparaat dat hij gebruikt.